La Wildlife Conservation Society salva e celebra i luoghi incontaminati con Asana

Fondata nel 1895, la Wildlife Conservation Society (WCS) è l’organizzazione per la conservazione della fauna selvatica più completa al mondo, con oltre 500 programmi in quasi 60 paesi per aiutare a gestire i luoghi protetti e rallentare il cambiamento climatico. Ma la WCS non lo fa da sola. Collabora con centinaia di organizzazioni partner, fornitori e governi locali che condividono la sua missione di conservazione basata sulla scienza. 

Le iniziative di WCS sono complesse e impegnative da eseguire, soprattutto con così tanti collaboratori e con le limitate risorse di cui dispongono le organizzazioni non profit. Prima di Asana, i collaboratori dei progetti utilizzavano diversi strumenti per gestire il proprio lavoro: email, fogli di calcolo e un mix di app. Non esisteva un modo unificato per pianificare o comunicare, il che causava problemi di visibilità e rallentava tutti: 

• La crescente complessità dei progetti di Conservation Technology stava aumentando i rischi per scadenze e budget. 

• I confini tecnologici tra i team limitavano il flusso di informazioni, rendendo difficile individuare i rischi e prevenire i problemi prima che si verificassero, il che sovraccaricava le risorse.

• La posta elettronica aveva troppe funzioni: oltre che per la comunicazione, WCS la utilizzava per gestire il lavoro, elaborare le richieste della comunità e archiviare i documenti. I membri del team dovevano esaminare centinaia di email in arrivo, il che rendeva impossibile agire rapidamente sulle attività.

Jonathan Palmer, direttore esecutivo del team Conservation Technology di WCS, afferma: “I nostri processi per la gestione di progetti e attività non facilitavano una visione positiva del carico di lavoro: c’era un’eccessiva dipendenza dalla gestione delle attività tramite email, e i membri del team si sentivano come se dovessero bere da una manichetta antincendio.”

Nel suo precedente ruolo di responsabile di Global Technology nel reparto IT, Jonathan ha guidato la ricerca di una nuova piattaforma di gestione del lavoro che abbattesse le barriere tra i team e i collaboratori esterni. Con un ambiente di lavoro più produttivo, WCS avrebbe avuto la possibilità di portare a termine i propri progetti e massimizzare l’impatto dei contributi dei donatori.

Le organizzazioni non profit cercano di fare 10 volte di più di quanto le loro risorse consentano. Se non c’è un coordinamento centrale, è difficile portare a termine un progetto rispettando le tempistiche e il budget, soprattutto quando si lavora con più organizzazioni e team multi-matrice.”

Progettato per offrire flessibilità: centralizzare il lavoro su Asana

Jonathan era alla ricerca di un'unica piattaforma che consentisse a tutti i team, partner e consulenti di lavorare oltre i confini organizzativi, anche se utilizzavano tecnologie e processi diversi. 

“Asana è la soluzione perfetta”, afferma Jonathan. “Si tratta di aiutare le persone a migliorare nell'esecuzione delle attività che ritengono importanti, piuttosto che incasellarle in una metodologia specifica.”    

Con Asana, i team di WCS possono ora accedere alle stesse cronologie, agli stessi documenti e alle stesse attività condivise, aggiornati in tempo reale. È integrata con oltre 10 strumenti che utilizzano, tra cui Google Drive, Office 365, Slack e i sistemi interni di WCS. 

“Possiamo lavorare in più organizzazioni senza dover fare affidamento sui team IT per integrare i sistemi”, aggiunge Jonathan.

Abbattere i confini organizzativi per aumentare l'impatto sulla conservazione 

Oggi Asana è il sistema ufficiale di gestione del lavoro per diversi gruppi all'interno di WCS, che li aiuta a realizzare iniziative in tempo e rispettando il budget, in collaborazione con un numero crescente di collaboratori esterni. 

L'organizzazione ha risparmiato circa otto settimane lavorative all'anno grazie a nuove efficienze e all'uso delle funzionalità di Asana, come l'automazione, i moduli e i commenti all'interno di un progetto, invece di inviare un'email. In media, i collaboratori avviano la collaborazione con un altro utente tramite Asana più di 2.700 volte al mese. Questi risparmi di tempo liberano risorse di WCS, in modo che i team possano ampliare l'ambito e l'impatto dei loro progetti, senza aumentare i costi. 

Ora con Asana siamo in grado di gestire un carico di lavoro estremamente complesso. Riesco a dormire bene la notte, sapendo che quando mi alzo la mattina posso verificare rapidamente che tutti i progetti del mio team procedono nella giusta direzione. Potrebbe sembrare semplice, ma in un'organizzazione globale fa un'enorme differenza.”

Un'unica organizzazione virtuale di dipendenti, fornitori e partner

“Asana ha creato un enorme livello di trasparenza, in cui tutti condividono i loro piani per la settimana successiva”, afferma Jonathan. Questo aiuta a scambiare idee tra team e fusi orari diversi, sia che si trovino nella sede centrale di New York o sul campo nei siti di conservazione. 

La metà degli utenti di Asana di WCS sono dipendenti interni e l’altra metà sono collaboratori esterni. “Gestire tutto in un unico posto ci dà la possibilità di gestire organizzazioni virtuali che includono il mio team, altri dipendenti di WCS, altre organizzazioni e fornitori”, afferma Jonathan. “Spostiamo le attività da una parte all'altra dell'organizzazione virtuale e abbiamo responsabilità reciproche in tutti i nostri progetti.” 

Non siamo più distratti dalla complessità di lavorare con numerose organizzazioni, partner e fornitori in fusi orari diversi. Con Asana, non c'è niente che possa sfuggire.”

Il team di Conservation Technology di Jonathan offre soluzioni tecnologiche scalabili per consentire programmi sul campo e affrontare problemi critici di conservazione, e queste soluzioni sono spesso create in collaborazione con altre organizzazioni. “Supportando una struttura senza confini, Asana ci ha permesso di ampliare il numero di partnership”, afferma Jonathan. Il suo team ha aggiunto tre nuovi partner al proprio elenco di stretti collaboratori, passando da due a cinque. 

Lavoro asincrono per aumentare la capacità di WCS, senza aumentare i costi 

New York era stata l'epicentro del team Conservation Technology: sembrava che l'unico modo per gestire un carico di lavoro complesso richiedesse che dipendenti e fornitori fossero nello stesso fuso orario. Ma ora Jonathan può assumere personale e coinvolgere fornitori in tutto il mondo senza preoccuparsi che i progetti rallentino, perché Asana consente di lavorare in modo asincrono. Le operazioni vengono eseguite 24 ore su 24, con il lavoro sui progetti che inizia alle 7 del mattino di lunedì a Giacarta e continua fino alla fine della giornata di venerdì negli Stati Uniti. Il suo team distribuito include le persone giuste con le competenze giuste, sfruttando la posizione per massimizzare il budget e aumentare la produzione. 

Ad esempio, Jonathan ha aumentato il numero di persone del suo team del 30% assumendo personale a tempo pieno sul campo nei siti di conservazione, il che lo aiuta a supportare meglio le esigenze organizzative a livello locale, mantenendo al contempo i costi stabili. 

Il team di tecnologia per la conservazione collabora anche con consulenti che supportano il lavoro di progettazione, lo sviluppo web, DevOps e l'hosting nel cloud. Prima di Asana, i principali fornitori si trovavano negli Stati Uniti, ma ora sono in Sud America, Europa e Asia e, grazie al risparmio sui costi e al miglioramento dell'efficienza operativa, l'ambito di lavoro dei fornitori è aumentato del 35%.

Con un maggior numero di dipendenti, consulenti e organizzazioni partner che contribuiscono alle iniziative di Conservation Technology, sono in grado di affrontare progetti più ambiziosi. Ad esempio, hanno utilizzato Asana per orchestrare un importante progetto fondamentale per la strategia di WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, un'iniziativa globale di reportistica dei dati per far emergere e mostrare in un unico posto metriche dettagliate provenienti da centinaia di siti di conservazione di WCS e organizzazioni partner. Questo fronte unito quantifica l'impatto del loro lavoro per i donatori e per la comunità della conservazione in generale. 

“Questo progetto è fondamentale per la nostra strategia di raccolta fondi”, afferma Jonathan, “e promuove l'integrità in tutta la nostra organizzazione, dimostrando che ogni dollaro donato a WCS ha un impatto sulla conservazione”.

Supportare migliaia di utenti e prevedere le esigenze di budget per soddisfare la domanda

Un altro team che gestisce il proprio lavoro su Asana è la SMART Partnership, una collaborazione tra nove gruppi di conservazione. Questa operazione di software e servizi supporta oltre 1.000 siti protetti in 90 paesi. Monica Harris, SMART Program Manager, afferma: “I nostri utenti sono governi e organizzazioni per la conservazione di tutto il mondo che hanno scelto i nostri strumenti per gestire parchi e aree protette nel loro paese. È una grande responsabilità e vogliamo rispondere alle loro esigenze in modo efficiente e tempestivo.”

In precedenza, SMART utilizzava fogli di calcolo e la posta elettronica per gestire le richieste degli utenti del software in tutto il mondo, e tali richieste possono essere serie e urgenti. “Un ranger in Namibia ci contatterà dicendo che è bloccato sul campo e ha bisogno di scaricare i dati”, dice Monica. “Non vogliamo deludere le persone.” Ma era difficile rispondere rapidamente alle richieste perché il piccolo team di Monica stava cercando di gestire un volume enorme senza gli strumenti giusti.

Asana è preziosissima. Senza di essa, sarebbe impossibile gestire in modo tempestivo il volume di richieste che riceviamo.”

Oggi, SMART utilizza i moduli Asana per raccogliere e gestire le richieste di assistenza, di accesso al software e di correzione dei bug. I campi obbligatori nel modulo raccolgono tutte le informazioni di cui il team di Monica ha bisogno per inoltrare e risolvere il problema in anticipo, come gli screenshot degli errori, eliminando la necessità di scambi di email.

Fornire il software SMART gratuitamente agli utenti ha un costo, quindi Monica utilizza i resoconti su Asana per monitorare la domanda e adattare preventivamente il budget e le risorse di conseguenza. “Posso aggiornare il comitato direttivo sul fatto che stiamo rispettando il budget o che la nostra domanda è elevata e abbiamo bisogno di più fondi per una particolare attività”, afferma Monica.

Rispondere ai reclami in modo rapido e completo

Un altro team di WCS, il team Okapi Wildlife Reserve (OWR) in Ituri, con il supporto del Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) finanziato dall'UE, utilizza Asana come sistema di elaborazione dei reclami. Jonathan afferma: “Qualsiasi organizzazione multinazionale ha bisogno di un modo per gestire i reclami. Un reclamo, se non viene gestito correttamente, può creare un enorme rischio organizzativo.” 

Caroline Abid, EU SWM Program Manager, afferma: "Stiamo migliorando la nostra reattività nelle sedi locali con Asana per garantire che tutte le rimostranze vengano gestite rapidamente." L'utilizzo di Asana per i reclami e per la gestione dei progetti end-to-end aiuta il team di WCS a portare a termine il lavoro in modo efficiente, in modo da poter servire meglio le proprie comunità e creare fiducia tra la popolazione locale e le organizzazioni partner. 

Asana ci dà un’idea generale di ciò che deve essere fatto, in modo da poter ridurre il tempo dedicato all’amministrazione e all’organizzazione e concentrarci sul lavoro che ha un impatto sul campo.”

Costruire un futuro luminoso per i luoghi incontaminati di tutto il mondo

Centralizzando il lavoro su Asana, WCS sfrutta le potenzialità del proprio personale, dei fornitori e dei collaboratori esterni per consegnare più progetti in modo economicamente vantaggioso. 

E grazie alla trasparenza tra gruppi e progetti, i membri del team junior di tutto il mondo possono cogliere opportunità che in passato erano più accessibili ai dipendenti vicini alla sede centrale di WCS. Questa visibilità aiuta WCS a valorizzare i propri dipendenti e a passare a un nuovo modo di lavorare come team globale. 

Asana ci ha permesso di concentrarci sul portare a termine le attività, in modo che i progetti vengano completati in tempo, nel rispetto del budget e con clienti soddisfatti. Questo è ciò che conta.”

Mentre Jonathan e WCS danno il via a progetti di conservazione ambiziosi, continueranno a gestirli su Asana, perché flussi di lavoro migliori portano a una migliore esecuzione e un’esecuzione eccellente crea fiducia tra partner, donatori e comunità che lavorano per proteggere i luoghi preziosi della natura.